Crisis en un evento: plan de contingencia básico
Respuesta corta. Define responsables, protocolos de seguridad y mensajes preparados, y ensaya los escenarios más probables.
Los imprevistos ocurren. Lo importante es haberlos pensado.
Plan mínimo
- Responsable de decisiones y suplente.
- Plan de evacuación y primeros auxilios.
- Mensajes preparados para asistentes y medios.
- Contactos de proveedores y autoridades.
Después
Revisa qué falló y actualiza el plan.
Anota qué pasó, qué funcionó y qué cambiarías. El plan mejora con cada evento.
Escenarios mínimos a preparar
- Ponente que no llega.
- Fallo técnico de sonido o conexión.
- Incidente médico.
- Problema de seguridad o evacuación.
- Mensaje o actuación polémica en el escenario.
Roles
Responsable general, responsable de seguridad, portavoz y contacto con servicios de emergencia. Escribe teléfonos y turnos.
Seguros y permisos
Comprueba el seguro de responsabilidad civil, el aforo permitido y los permisos del lugar.
Comunicación
Mensajes preparados para asistentes, medios y redes. En un incidente grave, informa con rapidez de lo que sabes y de lo que estás haciendo.
Escenarios que conviene ensayar
- Retraso o cancelación de un ponente: ten un suplente o un formato alternativo (mesa de preguntas, demostración) preparado antes del día.
- Fallo técnico: audio, proyector, conexión. Lleva un equipo de reserva y un técnico localizable durante todo el acto.
- Problema de aforo o acceso: define quién puede decidir cerrar puertas o reubicar a la gente.
- Incidente de salud o seguridad: conoce el plan del recinto, las salidas y el teléfono de emergencias; esto lo fija el recinto y la normativa aplicable, no la marca.
- Comentario negativo en redes en directo: decide de antemano quién responde y con qué tono.
Quién decide
Nombra a una persona con autoridad para decidir en el momento y a otra que comunique. Sin esto, la crisis se alarga por falta de mando.
Plantilla breve del plan
- Riesgo, probabilidad (alta, media, baja), impacto.
- Qué haremos si ocurre, quién y en cuánto tiempo.
- Mensaje listo para asistentes y para redes.
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